Für die Erstellung von effektiven Newslettern gilt es, ein paar Regeln zu beachten. Diese helfen zum einen, dass die E-Mail auch wirklich beim Empfänger im Postfach landet. Viel wichtiger aber, die E-Mails machen dem Leser mehr Spass beim lesen. So erreichen wir schlussendlich eine hohe Reichweite und können mit unseren Newsletter auch wirkliche Verkaufsförderung machen.

Seriöse Absender-Adresse

Von wem würden Sie eine E-Mail eher lesen: von einem freddy53@gmail.com oder von franz.hauenstein@eugster.net? Nicht nur, dass als zufällig generierte, anonyme E-Mail-Adressen von vielen Spamfiltern grundsätzlich als Spam identifiziert werden. Es ist für den Empfänger viel angenehmer, von einem personifizierten Absender eine Nachricht zu erhalten. Somit wird auch der ‘menschliche Spamfilter’ nicht getriggert und die Zustellrate erhöht sich um ein Vielfaches. Natürlich muss der Absender nicht zwingend immer eine personifizierte E-Mail-Adresse sein – je nach Inhalt der E-Mail darf es durchaus auch z.B. news@firma.ch sein.

Tipp: Eine sauber aufgebaute E-Mail-Adresse (z.B. Vorname.Nachname@provider.ch) empfiehlt sich auch im privaten E-Mail-Verkehr. Denn z.B. bei einer Bewerbung macht sich John.Danuser@provider.ch viel besser als JonDoe94@gmail.com).

Der perfekte Betreff

Betreffzeilen mit drei Ausrufungszeichen und GROSSBUCHSTABEN sind unbedingt zu vermeiden. Generell gilt: mehrfache Sonderzeichen sind unprofessionell und können guten Gewissens weggelassen werden. Das Gleiche gilt für das Hervorheben von Wichtigen durch konstante Grossschreibung. Dies wird allgemein als die schriftliche Ausdrucksweise des Schreiens angesehen. Und wir wollen den Empfänger unserer Nachricht ja nicht anschreien, oder?

Falls es der Inhalt der E-Mail zulässt, personalisieren Sie den Betreff. Sprechen Sie zum Beispiel den Empfänger bereits namentlich im Betreff an. Was Sie aber auf keinen Fall tun sollten, ist einfach die E-Mail-Adresse des Empfängers im Betreff einsetzen. Dies ist für die meisten Spam-Filter ein eindeutiges Indiz, dass es sich um Spam handelt.

Korrekte Adressierung

Es liegt auf der Hand: Wir beliefern nur Empfänger mit unseren Newslettern, die ausdrücklich dazu eingewilligt haben, von uns Informationen auf diesem Kanal zu erhalten. Mindestens in Europa ist der Datenschutz diesbezüglich sehr eindeutig und sieht hohe Bussen für die unlautere Bespammung bzw. die eigentlich die unlautere Nutzung von persönlichen Adressdaten vor. So können wir davon ausgehen, dass wir mit den korrekte gesammelten Daten jederzeit in der Lage sind unsere E-Mail-Sendungen korrekt zu addressieren.

Konkret bedeutet dies, dass Sie neben der E-Mail-Adresse auch den richtigen Namen und Vornamen ins “To”-Feld einbinden. Dies ist ebenfalls ein Zeichen des Respekts für den Empfänger. Und es ist für die meisten Spam-Filter ein zusätzlicher Hinweis, dass es sich bei der Nachricht nicht um Spam handelt.

Reizworte vermeiden

Ob im Betreff oder im eigentlichen E-Mail-Text sollten wenn immer möglich auf sogenannte Reizworte verzichtet werden. Reizworte können entweder den Menschen davon abhalten, weiterzulesen. Dies deshalb, weil gewisse Worte auf klare Abzocke hinweisen. Andere wiederum verleihen unserem Text einen unseriösen Touch, was ebenfalls zu einem Klick auf Löschen führen kann. Auf der anderne Seite sind aber Reizworte auch technisch problematisch. Sie führen unweigerlich dazu, dass unsere E-Mail von einem Spamfilter aussortiert wird und somit den Emfpänger gar nicht erreicht.

Bei manchen Filtern kann schon “Gewinnspiel” kritisch sein. Im Hauptteil der E-Mail sind Sie freier, auch hier sollten Sie auf Ausdrücke wie “Das sensationelle Super-Schnäppchen” oder den Klassiker wie “Viagra” verzichten. Die Liste der “Unworte” wird laufend länger. Verzichten Sie deshalb wenn imm möglich auf responsesteigernde Begriffe wie “kostenlos” oder “Gewinnspiel”. Alles was werblich wirkt ist Spamverdächtig. Auch im Textteil der Mail sollten Sie auf werbliche Begriffe wie “Geld-zurück-Garantie” verzichten.

Kein Anhang

Auf Anhänge sollte in Serien-E-Mails grundsätzlich verzichtet werden. Weiterführende Informationen werden als Link auf eine (eigene) Website, ein PDF, Video usw. direkt in den E-Mail-Text eingebunden. Dies hat zusätzlich den Vorteil, dass wir Traffic auf unsere Website bringen und so im Idealfall auch gleich unsere weiteren Angebote besucht werden.

Call to Action

Die Faustregel ist denkbar einfach: Jede von uns versendete Marketing-E-Mail muss ein “Call to Action” enthalten. Als ein Aufruf an den Leser, etwas zu tun. Je nach dem, was wir im E-Mail bewerben, ist der “Call to Action” natürlich sehr individuell. Die einfachste Möglichkeit ist, den Leser aufzufordern, einen Link anzuklicken, um weitere Informationen zu erhalten. Wichtig ist dabeizu beachten, dass die weiterführenden Links immer auf unsere eigene Website führen. Sonst riskieren wir, dass der Leser unsicher wird, warum er von der Firma A eine E-Mail erhält und aber die URL der Firma B aufrufen soll.