Erfolgreiche Projekte haben viele Ursachen: Ein bisschen Glück, ein gutes Team, genügend Ressourcen … Aber vor allem ist ein erfolgreiches Projekt den Qualitäten des Projektleiters zuzuschreiben.

Wer glaubt, Projektleiter leiten Projekte
glaubt auch Zitronenfalter falten Zitronen …

Spruch des Tages

Vielfach wird man mehr per Zufall zum Projektleiter verdonnert. Denn in vielen Unternehmungen geht man auch heute immer noch davon aus, dass Projektleitung eine Beschäftigung ist, die eigentlich jeder kann. Und wenn dann ein Projekt scheitert, dann sieht man sich erstaunt an und fragt sich, wie denn das nur passieren konnte. Obwohl man gerade von IT-Projekten weiss, dass nur etwa die Hälfte aller Projekt erfolgreich abgeschlossen werden.

Statistische Zahlen zum Erfolg von IT-Projekten

Es gibt natürlich vielfältigste Gründe, warum ein Projekt scheitert. Seien dies ungenaue Ziele, schlechte Planung, zu wenig Ressourcen oder äussere Faktoren, wie aktuell zum Beispiel die COVID-Kriese. Oft – aber leider selten thematisiert – ist jedoch die Ursache des erfolglosen Projekts dessen Leitung. Und das hat in vielen Fällen nicht damit zu tun, dass der definierte Projektleiter nicht sein Bestes gegeben hätte. Sondern es liegt daran, dass der Projektleiter schlicht nicht das nötige Rüstzeug hat, um ein Projekt professionell abzuwickeln.

Denn: Projektleiter ist ein Beruf! Also wie Bäcker, Polizist oder Fliesenleger. Es ist nicht etwas, was man so nebenbei macht. Es ist ein Beruf – und ein komplexer obendrauf. Wie jeder Beruf braucht auch ein Projektleiter eine fundierte Ausbildung und viel Erfahrung. Als Vergleich: In einem Bauunternehmen käme ja vermutlich auch niemand auf die Idee, dem Finanzsachbearbeiter die Aufgabe zu geben, er sollte doch mal so nebenbei die Rolle des Vorarbeiters übernehmen …

Doch was sind die Qualitäten, die einen guten Projektleiter ausmachen?

Eine – nicht abschliessende – Übersicht des Skillsets eines guten Projektleiter umfasst mindestens:

• Team-Leader
• Kommunikator
• Ressourcen Manager
• Controller
• Risk Manager
• Marketing Manager
• Techniker

Je nach Art und Grösse der verantworteten Projekte, kommen weitere Skills dazu. Die hier aufgeführten gelten jedoch als ‘Grund-Voraussetzung’ eines jeden Projektleiters.

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Team-Leader

Der Projektleiter ist der Chef eines Projekts. Er übernimmt die Verantwortung für das definierte Ziel, die Einhaltung der Budgets und vor allem ist er der Chef des Projekt-Teams. Das bedeutet, dass der Projektleiter eine Führungsfunktion für Mitarbeitende übernimmt. In dieser Rolle ist es unabdingbar, dass somit der Projektleiter als Leader für seine Mitarbeitenden da ist. Das Projekt-Team muss umgekehrt den Projektleiter auch als Leader akzeptieren. Die Kollegen müssen das Vertrauen in Ihren Chef haben, damit sie in allen Situationen sofort auf ihn zugehen.

Das Schlimmste, was einem Projektleiter passieren kann ist, dass ihm sein Team kein Vertrauen schenkt. Dann ist der Verlust der Kontrolle über das Projekt vorprogrammiert. Er bekommt – vor allem die negativen Entwicklungen – nicht oder zu spät mit. Und dies ist verheerend in einem Projekt. Denn läuft irgendwo etwas aus dem Ruder, ist es ebenfalls Sache des Projektleiters, rechtzeitig mit den richtigen Aktivitäten reagieren zu können.

Kommunikator

Es hilft ungemein, wenn der Projektleiter tendenziell eher extrovertiert ist. Der beste Schaffer nützt als Kopf eines Projekts wenig, wenn er seine Taten hinter verschlossenen Türen macht. Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektleiters ist auch, mit all den involvierten Steakholdern viel, zielgerichtet und offen zu kommunizieren.

Auf der einen Seite sind die eher kritischen Lager rechtzeitig ins Boot zu holen, regelmässig über den aktuellen Stand zu informieren und damit in Befürworter des Projekts zu bekehren. Ebenso wichtig ist die Kommunikation gegenüber dem Auftraggeber des Projekts. Kommt beim Auftraggeber ein ungutes Gefühl über den Projektverlauf auf, dann führt dies unweigerlich zu Spannungen. Mit einer guten Kommunikation des Projektleiters kommt es aber schon gar nicht so weit. Und zu Guter Letzt darf der Projektleiter auch nie die Kommunikation zu seinem Team vergessen. Wie oben beschrieben ist es unglaublich wichtig, dass innerhalb des Projekt-Teams ein reger Austausch besteht und alle wissen, wo das Projekt steht und somit allgemeine Klarheit besteht, wohin die Projekt-Reise geht.

Ressourcen Manager

Je nach Art der Unternehmung übt diese Funktion zum Beispiel ein Dispatcher oder Disponent aus. Im Projekt-Management ist es die Aufgabe des Projekt-Leiters, seine Ressourcen im Griff zu behalten. Doch von welchem Ressourcen sprechen wir überhaupt? In einem Projekt können, je nach Art und Grösse des Projekts folgende Ressourcen zum Einsatz kommen:

• Personal
• Material & Maschinen
• Locations (Räumlichkeiten ö.ä.)
• Geld
• Zeit (bzw. Termine)

Und des Projektleiters Aufgabe ist es nun, während der gesamten Laufzeit des Projekts die definierten Ressourcen zu kontrollieren mit dem Hauptziel, keine der vorgegebenen Ziele zu verfehlen. Es müssen also Termine eingehalten werden. Das zur Verfügung stehende monetäre Budget darf nicht überschritten werden. Und die geplanten Aufwände an Personalressourcen werden nicht überschritten.

Controller

Damit die definierten Ressourcen eingehalten werden können, ist ein entsprechendes Controlling unumgänglich. In einem gut geplanten Projekt ist bereits beim Projekt-Start definiert, welches die KPIs bzw. die Budgets des Projekts sind und wie der zeitliche Ablauf aussehen soll. Dazu werden in der Regel Meilensteine definiert.

In der Verantwortung des Projektleiters liegt es nun, ständig zu prüfen, wie es um das Projekt steht. Können die Termine gehalten werden? Sind noch genügend Ressourcen für die bevorstehenden Aufgaben vorhanden?

Idealerweise ist das Controlling eine laufende Arbeit, bei der Projektleiter mit geeigneten Werkzeugen ohne grossen Aufwand jederzeit den Status des Projekts abrufen kann.

Risk Manager

Allgemein gilt das Projektgeschäft als risikobehaftetet. Vor allem bei Projekten mit längerer Laufzeit, hohen Kostenbudgets oder einer grossen Komplexität ist ein Scheitern des Projekts an der Tagesordnung.

Um das Risiko eines Misserfolgs auf ein Minimum zu reduzieren, ist innerhalb des Projekts ein institutionalisiertes Risiko Management äusserst empfehlenswert. Wird dies professionell durchgeführt, so reduziert sich schlagartig das Risiko, dass das nächste Projekt scheitert.

Und einmal mehr ist das Risiko Management wiederum eine zentrale Aufgabe des Projekt-Leiters. Die regelmässige Überprüfung der definierten Risiko-Indikatoren muss zwingend durch den Projektleiter vorgenommen werden. Auch hier kann dieser sich nachtürlich Unterstützung beiziehen, z.B. für die Erhebung der Daten zur Beurteilung des aktuellen Risiko-Status.

Die Interpretation und Kommunikation der aktuellen Daten muss aber durch den Projektleiter gemacht werden. Auch dies ist wiederum eine wichtige Aufgabe, die unter anderem auch zur Vertrauensbildung gegenüber dem Projekt bzw. der Projektleitung dient.

Marketing Manager

Da ein Projekt massgeblich von der Akzeptanz der involvierten Menschen abhängig ist, muss ein Projekt gut verkauft werden. Ein toll abgewickeltes Projekt ist nicht sehr viel Wert, wenn die betroffenen Menschen dies nicht als solches wahrnehmen. Oder im schlimmsten Fall sogar anderer Meinung sind.

Deshalb ist es super wichtig, dass für ein Projekt – im Idealfall sogar schon vor dem eigentlichen Start – ein gutes Marketing gemacht wird. Denn sind die Stakeholder von dem Projekt überzeugt, werden sie dies auch entsprechend würdigen oder sogar in den allenfalls noch zweifelnden Kreisen die positiven Seiten hervorheben.

Vor allem bei Projekten die organisatorische Veränderungen mit sich bringen, ist dies unabdingbar. Und mit gutem Marketing kann auch ein schwieriges Projekt auf viel Rückhalt zählen.

Und wer, wenn nicht der Projektleiter selbst, muss an forderster Front Werbung für sein Projekt machen? Natürlich kann er die Umsetzung der entsprechenden Massnahmen von einem Spezialisten machen lassen. Aber der Impuls, dass und was kommuniziert werden soll liegt in der Kompetenz des Projektleiters.

Welche Marketing-Aktitiväten für das jeweilige Projekt sinnvoll und zielführend sind ist nicht im Allgemeinen zu beantworten. Es ist deshalb wichtig, dass der Projektleiter sein Projekt sehr gut kennt und ein Grundwissen in Marketing hat, damit er die richtigen Massnahmen konzipieren kann.

Techniker

Nein, der Projektleiter muss kein Techniker sein. Seine Aufgabe besteht sicher nicht darin, selbst das Patching der neuen Switches vorzunehmen. Aber es schadet natürlich auch nicht, wenn der Projektleiter ein Mindestmass an technischem Verständnis mitbringt.

Für das Projekt-Team sowie für den Projektleiter ist es durchaus von Vorteil, wenn der Chef über grundlegendes Wissen in den verschiedenen Metiers verfügt und tatsächlich auch mal selbst Hand anlegen kann. Dem Team gibt dies Möglichkeit, mehr Vertrauen in den Projektleiter zu setzen. Und sei es nur schon dadurch, dass nicht alles zuerst bis ins Detail erklärt werden muss, was man mit dem Chef besprechen will. Auf der anderen Seite profitiert natürlich auch der Projektleiter von seinen Fähigkeiten, denn er kann die Aussagen seines Projekt-Teams richtig einordnen und vielleicht sogar von Zeit zu Zeit auch mal einen fundierten, anderen Lösungsansatz einbringen.

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Fazit

Es lohnt sich, in einen guten Projektleiter zu investieren.
Der Beruf des Projektleiters ist höchst Komplex, erfordert eine solide Ausbildung, viel Erfahrung und ein hohes Mass an Flexibilität.