Unter anderen bei IT-Projekten ist das Management von Projektrisiken unabdingbar. Das Risikomanagement wird nicht nur einmal durchgeführt, sondern ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich über den gesamten Lebenszyklus des Projektes hinzieht. Risiken zu identifizieren und auf die festgestellten Risiken zu reagieren, sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg eines Projektes.
Zu den möglichen Projekt-Risiken gehören insbesondere:
- Unklarheiten bzw. Änderungen der Ziele und Anforderungen
- Unzureichende Rahmenbedingungen
- Abweichungen der Entwicklung von den zeitlichen und inhaltlichen Zielsetzungen
- Probleme mit internen und externen Mitarbeitern
- Technische Schwierigkeiten
- Mangelnde Einbeziehung Verantwortlicher und Anwender
- Notleidende Projektakte
Aufgabe des Projektkoordinators ist es, den störungs- und reibungslosen Ablauf von Projekten zu sichern. Daher gehört es zu seinen Aufgaben, in regelmässigen Abständen (z.B. wöchentlich) ein aktives Risikomanagement zu betreiben. Ziel dieses Teilprozesses ist es, potenzielle Probleme oder Gefährdungen des Projekts frühzeitig zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken. Auch bereits vor der Startphase des Projektes sollte der Projektleiter sich ausgiebig mit den speziellen Risikofaktoren seines Projektes auseinandersetzen und diese in die Risikoplanung übernehmen.
Ein Projektleiter muss ein Gespür für mögliche Konflikte haben. Er muss schauen, wo im Projekt Konflikte drohen und möglichst vorbeugend tätig werden. Bei ausgebrochenen Konflikten muss er den Ursachen nachgehen und nach Lösungen suchen, damit es nicht zu schädlichen Dauerkonflikten kommt. Schliesslich muss ein Projektleiter mitwirken, dass ein offener Kampf der Konfliktgegner vermieden wird und ein Konflikt auf friedliche Art beendet wird, zum Beispiel durch Gegenüberstellungen und Aussprachen der Konfliktpartner.
Um Projektrisiken zu minimieren, werden Risiken, die das Projekt behindern oder beeinträchtigen könnten, regelmässig analysiert und dokumentiert. Der Projektleiter überlegt, welche Probleme bei den aktuellen Projektvorgängen auftreten könnten.
Die Risikoanalyse ist die erste Phase des Risikomanagement-Prozesses. Die Risikoanalyse besteht aus der Risikoidentifikation und der sich anschliessenden Risikobewertung (Prüfen des Risikopotenzials).
Die Bewertung der Risiken erfolgt nach den Kriterien „Ausmass des Schadens“ und „Wahrscheinlichkeit des Schadenereignisses“, die Priorisierung nach dem Risikopotenzial.
Es werden also die Wahrscheinlichkeit des Auftretens und die Auswirkungen beim Eintritt der Ereignisse berücksichtigt. Risiken mit hohem Gefährdungspotential und / oder hoher Eintrittswahrscheinlichkeit werden aktiv und systematisch abgeklärt.
Die zweite Phase des Risikomanagement-Prozesses ist die Risikoabsicherung. In dieser Phase wird eine Massnahmenplanung und –bewertung (Festlegen geeigneter Gegenmassnahmen) und ein Risiko-Controlling vorgenommen. D.h. es werden zunächst geeignete Massnahmen festgelegt, um Projektgefährdungen präventiv zu verhindern bzw. zu entschärfen. Anschliessend werden die geplanten Interventionen organisiert bzw. durchgeführt.
